Gardez une longueur d'avance grâce à un logiciel d'opérations sur le terrain efficace

• Personnel du T-ROC
• Le 14 décembre 2023
• 11 minutes de lecture

Les logiciels d'opérations sur le terrain deviennent de plus en plus essentiels pour que les entreprises restent compétitives et améliorent leur efficacité opérationnelle. Explorons l'importance de ce logiciel et ce que vous devez savoir pour garder une longueur d'avance sur un marché de plus en plus concurrentiel.

Comprendre le logiciel d'opérations sur le terrain

Définition et fonctions clés

Les logiciels d'opérations sur le terrain font référence aux applications et plates-formes conçues pour aider les entreprises à gérer les travailleurs mobiles et les équipes d'opérations sur le terrain. Les fonctions clés du logiciel d'opérations sur le terrain comprennent la planification et la répartition des tâches aux travailleurs sur le terrain, le suivi de l'état du travail et de l'emplacement des travailleurs sur le terrain, la gestion des bons de travail et des factures, l'intégration avec les systèmes de comptabilité back-end et ERP, l'optimisation des itinéraires et des horaires, la fourniture d'applications mobiles pour les travailleurs sur le terrain pour visualiser les affectations et signaler l'état du travail, et analyser les performances via des KPI et des rapports.

En connectant le back-office aux employés mobiles sur le terrain, le logiciel d'opérations sur le terrain vise à améliorer la productivité, la responsabilité, le service client et la répartition, le calcul des coûts des travaux, la facturation et d'autres aspects de la gestion d'une main-d'œuvre mobile effectuant des travaux sur site comme les réparations, les installations, les inspections, ou rendez-vous commerciaux. Les principales fonctionnalités incluent l'optimisation de la planification, le suivi GPS en direct, la répartition automatisée, la gestion des tâches, le routage, la gestion des stocks, la gestion des bons de travail et l'assistance des techniciens via des applications mobiles.

L'importance dans l'environnement commercial actuel

Les logiciels d'opérations sur le terrain sont devenus extrêmement importants pour les entreprises disposant d'un personnel de service sur le terrain pour plusieurs raisons :

• Améliore la productivité et l'efficacité
• L'optimisation des itinéraires permet plus de tâches par jour.
• Le suivi des stocks réduit le temps de réapprovisionnement des pièces.
• L'accès mobile aide les techniciens à accéder plus rapidement aux informations.
• Améliore la satisfaction client
• L'optimisation de la planification réduit les temps d'attente aux rendez-vous.
• Les techniciens peuvent accéder aux historiques des clients sur place pour résoudre rapidement les problèmes.
• Réduction des coûts
• L'optimisation des itinéraires réduit la consommation de carburant.
• Un suivi précis des pièces évite les commandes inutiles.
• Une facturation rapide signifie des paiements plus rapides.
• Fournit des informations sur les données
• Rapports détaillés sur les bons de travail, les temps de réponse, etc.
• Identifie les domaines à améliorer.
• Gère la complexité croissante
• À mesure que les attentes des clients augmentent, les logiciels deviennent essentiels.
• Plus de données et de flux de travail à coordonner entre des effectifs dispersés.

Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel d'opérations sur le terrain efficace

Les logiciels d'opérations sur le terrain aident les entreprises de services à gérer leurs opérations sur le terrain plus efficacement. Certaines fonctionnalités clés doivent être recherchées pour maximiser l'efficacité du logiciel pour votre entreprise.

Facilité d'utilisation et accessibilité

Le logiciel doit avoir une interface intuitive et conviviale afin que les techniciens de terrain puissent naviguer facilement sur les appareils mobiles. Il ne devrait pas nécessiter une formation approfondie pour comprendre et utiliser les différentes caractéristiques et fonctions. Les techniciens seront plus susceptibles d’adopter pleinement le logiciel s’il est simple et facile à utiliser sur le terrain.

Le système doit également fonctionner hors ligne ou avec une connectivité limitée. Les techniciens travaillent souvent dans des zones où le service sans fil est irrégulier. Il est donc important de pouvoir continuer à utiliser les capacités du logiciel sans connexion Internet. Les tableaux de bord et les vues basés sur les rôles permettent à différents utilisateurs, comme les techniciens, les répartiteurs et les gestionnaires, d'accéder aux informations les plus pertinentes pour leur emplois.

Capacités d'intégration

Le logiciel doit s'intégrer à vos autres systèmes tels que la comptabilité, le CRM, la gestion des stocks, etc. Cette intégration élimine la saisie de données redondante et garantit que les différents systèmes partagent des informations mises à jour. Par exemple, les détails du travail complétés dans le logiciel des opérations sur le terrain devraient automatiquement se synchroniser avec votre plateforme comptable.

Une API ouverte permet au fournisseur de logiciels de créer des intégrations personnalisées avec vos autres systèmes logiciels. Cette flexibilité garantit que vous pouvez connecter la solution d’opérations sur le terrain à votre pile technologique existante. Les applications mobiles natives qui se connectent directement à la plate-forme logicielle éliminent le besoin de développement d'applications tierces et de travaux d'intégration supplémentaires.

Suivi et reporting des données en temps réel

Le logiciel doit fournir une visibilité en temps réel sur les données des opérations sur le terrain telles que l'état du travail, l'emplacement du technicien, les pièces utilisées, les heures d'arrivée et le pourcentage d'achèvement. Les données en temps réel permettent aux répartiteurs de prendre de meilleures décisions en matière de planification et de fournir des ETA plus précises aux clients.

Une fonctionnalité de reporting robuste vous permet d'extraire et d'analyser des données telles que la durée moyenne des tâches, les revenus par domaine de service, les tendances d'utilisation des pièces et les mesures de performances des techniciens. L'accès à ce type de données peut aider à optimiser les opérations. Des alertes et des notifications basées sur les données peuvent être configurées pour signaler des problèmes tels que les arrivées tardives, les bons de travail en retard et les heures supplémentaires excessives. Ces informations en temps réel vous permettent d'améliorer de manière proactive la prestation de services sur le terrain.

L'avenir des logiciels d'opérations sur le terrain

Analyse prédictive et intégration de l'IA

L’une des frontières les plus intéressantes des logiciels d’opérations sur le terrain est l’intégration de l’analyse prédictive et de l’intelligence artificielle (IA). En analysant les données et les modèles historiques, l'analyse prédictive peut prévoir des éléments tels que la demande future, les besoins en ressources et les pannes d'équipement. L’IA va encore plus loin en apprenant et en améliorant continuellement ses prédictions au fil du temps.

Pour les entreprises de services sur le terrain, ces technologies permettent des choses comme la maintenance prédictive, qui détecte quand l'équipement a besoin d'être réparé avant qu'il ne tombe en panne. Cela réduit les temps d’arrêt et améliore la satisfaction des clients. La planification et la répartition basées sur l'IA peuvent affecter le bon technicien possédant les compétences et les pièces appropriées à chaque tâche pour des taux de réparation plus élevés dès la première fois.

À mesure que les algorithmes deviennent plus avancés, les logiciels d’opérations sur le terrain s’amélioreront en matière de planification dynamique, en tenant compte du trafic en temps réel, des conditions météorologiques et d’autres perturbations. Les techniciens peuvent être automatiquement réacheminés en fonction de l'endroit où ils sont les plus urgents. La réalité augmentée jouera également un rôle, en superposant des informations prédictives directement dans le champ de vision d'un technicien sur ses lunettes AR ou son appareil mobile.

IoT et systèmes basés sur le cloud

L'Internet des objets et le cloud computing transforment les opérations sur le terrain. Les capteurs installés sur les équipements, les véhicules et les actifs fournissent des données continues aux équipes de terrain. Les problèmes potentiels peuvent être détectés de manière proactive avant l’envoi d’un technicien.

Un logiciel basé sur le cloud centralise l'afflux de données provenant des capteurs IoT. Les données deviennent accessibles dans toute l’organisation. Les techniciens peuvent consulter l’historique complet des clients et les données des équipements depuis n’importe quel endroit. La visibilité des stocks en temps réel permet une commande proactive de pièces. Avec le cloud, les équipes de terrain gagnent en agilité, mobilité et flexibilité.

À mesure que les réseaux 5G se développent, de plus en plus d’appareils IoT seront mis en ligne. Cela enrichira les renseignements sur les opérations sur le terrain basés sur le cloud. Les techniciens recevront des conseils en temps réel pour résoudre plus rapidement les appels de service. Les flux de travail seront optimisés par des recommandations basées sur les données. Les équipes de service sur le terrain sont responsabilisées en exploitant ces données.

Logiciel d'opérations sur le terrain uniquement mobile

Le secteur des services sur le terrain subit une transition des logiciels de bureau traditionnels vers des applications mobiles conçues spécifiquement pour les tablettes et les smartphones. Les techniciens préfèrent les solutions conçues pour les appareils mobiles plutôt que d'avoir à se synchroniser avec des systèmes de back-office distincts.

Les applications mobiles de service sur le terrain révolutionnent les flux de travail des techniciens. Les bons de travail, les calendriers, les données d'inventaire, l'historique des clients et l'itinéraire des déplacements sont accessibles sur l'appareil mobile du technicien. Des instructions de réparation étape par étape peuvent être suivies. Les pièces peuvent être numérisées pour confirmer qu’elles sont installées sur le bon équipement. Les paiements peuvent être traités sur place.

Le fait de devenir totalement mobile augmente la productivité sur le terrain et réduit les communications inutiles avec le bureau. Les techniciens peuvent se concentrer sur le client et terminer le travail sans jongler avec les feuilles de calcul ou la paperasse. Les opérations sur le terrain sont rationalisées tout en restant connectées aux systèmes back-end via le cloud.

Comment choisir le logiciel d'opérations sur le terrain adapté à votre entreprise

Identifier les besoins de votre entreprise

La première étape dans le choix d’un logiciel d’opérations sur le terrain consiste à bien comprendre les besoins et les objectifs de votre entreprise. Réfléchissez aux problèmes que vous souhaitez résoudre ou aux améliorations que vous souhaitez apporter. Les besoins courants des entreprises de services sur le terrain auxquels les logiciels d’opérations sur le terrain visent à répondre incluent :

• Améliorer la répartition et l'acheminement des techniciens pour augmenter les arrivées à temps.
• Rationalisation des bons de travail et de la gestion des travaux, de la création à l'achèvement.
• Améliorer le suivi des stocks et la gestion des pièces/matériaux.
• Augmentation des taux de réparation dès la première fois et diminution des appels de service répétés.
• Améliorer la productivité des techniciens et la gestion des comptes.
• Fournir une meilleure visibilité sur les performances et les mesures des opérations sur le terrain.
• Améliorer la communication et la satisfaction des clients.

Avoir une image claire des besoins uniques de votre entreprise vous aidera à évaluer et à sélectionner le logiciel d'opérations sur le terrain qui correspond le mieux à vos besoins et objectifs. La clé est de choisir une solution complète qui résout vos plus grands défis, qu'il s'agisse de répartition, de gestion des ordres de travail, d'inventaire, d'habilitation des techniciens ou d'expérience client.

Rechercher et comparer les options

Une fois que vous connaissez vos objectifs, recherchez les options logicielles de gestion des services sur le terrain qui peuvent répondre à vos besoins. Recherchez des solutions offrant des fonctionnalités telles que :

• Outils de planification et de répartition avec algorithmes d’optimisation.
• Intégrations de facturation et de traitement des paiements.
• Gestion des stocks avec suivi et commande.
• Gestion des ordres de travail tout au long du cycle de service.
• Suivi des actifs et des équipements et historique des coûts.
• Surveillance des SLA, renouvellements de contrats et plans de maintenance.
• Applications mobiles pour les techniciens avec accès hors ligne.
• Routage et mise en correspondance basés sur les compétences.

Comparez les solutions en fonction des modèles de tarification, des options de déploiement, des délais de mise en œuvre, de la formation/assistance et de la facilité d'utilisation. Assurez-vous également d'évaluer les intégrations CRM et ERP, les capacités de personnalisation et les pratiques de sécurité des données. Prendre le temps de tester des démos, de lire des critiques et de parler de leurs expériences avec d'autres utilisateurs vous permettra de comparer les avantages et les inconvénients des meilleurs concurrents. Assurez-vous de donner la priorité aux fonctionnalités indispensables par rapport aux fonctionnalités intéressantes et gardez à l'esprit les tâches et les objectifs quotidiens de vos équipes sur le terrain lorsque vous évaluez les options pour trouver la solution logicielle d'opérations sur le terrain idéale. La sélection de la bonne plateforme technologique est essentielle pour permettre à vos équipes de terrain de travailler efficacement, de rester connectées et d'accéder aux informations critiques où qu'elles se trouvent.

Considérations pour la mise en œuvre

Une fois que vous avez sélectionné une solution logicielle de service sur site, il est essentiel de planifier soigneusement une mise en œuvre réussie. Voici quelques conseils à retenir :

• Cartographiez les flux de travail et optimisez les processus avant de configurer le logiciel.
• Consolidez les données clients à importer dans la plateforme.
• Créez des délais réalistes tenant compte de la migration des données, de la personnalisation, des tests et de la formation.
• Obtenez l’adhésion des employés en communiquant les avantages et en fournissant des ressources.
• Commencez par un petit groupe pilote avant un déploiement complet. Intégrez dès le début un logiciel de comptabilité/ERP pour la gestion financière.
• Bénéficiez du soutien du fournisseur de logiciels, des experts et des communautés en ligne.
• Mesurez les mesures avant et après pour quantifier les améliorations et le retour sur investissement.
• Restez agile en apportant des améliorations continues basées sur les commentaires des techniciens.

Modèles de tarification

Les logiciels d'opérations sur le terrain peuvent être tarifés de différentes manières en fonction des capacités spécifiques et de l'échelle de la solution. Les modèles de tarification courants incluent une tarification par utilisateur et par mois, une tarification échelonnée basée sur le nombre d'utilisateurs et une tarification d'entreprise personnalisée. La tarification par utilisateur et par mois est courante pour les logiciels d'opérations sur le terrain de base destinés aux petites entreprises, le coût allant généralement de 10 à 50 dollars par utilisateur et par mois. Cela donne accès aux fonctionnalités de base de planification, de répartition, de gestion des tâches et de mobilité.

La tarification échelonnée est populaire pour les logiciels d'opérations sur le terrain destinés aux entreprises de taille moyenne, le coût par utilisateur diminuant à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente. Par exemple, le prix peut commencer à 40 $ par utilisateur pour un maximum de 10 utilisateurs, puis diminuer jusqu'à 25 $ par utilisateur pour 11 à 25 utilisateurs. Les packages d'entreprise destinés aux grandes organisations impliquent souvent des tarifs personnalisés négociés en fonction du nombre d'utilisateurs attendu et des exigences de fonctionnalités spécifiques. Les plates-formes d'opérations sur le terrain plus avancées qui incluent l'automatisation complexe des flux de travail, la gestion des stocks et le suivi des équipements peuvent avoir des prix plus élevés, à partir de 100 $ et plus par utilisateur et par mois. Dans l'ensemble, le modèle de tarification sélectionné dépend de facteurs tels que la taille du client cible, les capacités de la plateforme et le paysage concurrentiel.

Trouvez les solutions de service sur site qui vous conviennent

Dans le paysage commercial concurrentiel actuel, les sociétés de services sur le terrain doivent tirer parti de la technologie pour maximiser la productivité et la rentabilité. La mise en œuvre d'un logiciel d'opérations sur le terrain peut offrir de nombreux avantages pour rationaliser les processus, réduire les coûts et accroître la satisfaction des clients. En automatisant la planification, le routage, la répartition, etc., les entreprises peuvent optimiser la charge de travail des techniciens et accélérer les temps de réponse. Les fonctionnalités d'analyse de données donnent aux responsables un aperçu des performances de l'équipe et des tendances des projets. La facturation et la facturation intégrées éliminent la paperasse et accélèrent les flux de trésorerie.

Grâce à une plateforme d’opérations sur le terrain complète, les entreprises peuvent éliminer les redondances, améliorer la responsabilité et disposer des outils et des informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions stratégiques intelligentes. Pour les organisations de services sur le terrain qui cherchent à travailler plus intelligemment, à accroître leur efficacité et à garder une longueur d'avance sur la concurrence, investir dans un logiciel d'opérations sur le terrain spécialement conçu est un impératif stratégique.

Chez T-ROC Global, nous connaissons l'importance de disposer d'un logiciel fiable et facile à utiliser pour garantir le bon déroulement de vos opérations. Rationalisez vos opérations sur le terrain et augmentez la productivité avec les solutions logicielles innovantes de T-ROC Global conçues spécifiquement pour les entreprises dont la main-d'œuvre mobile est dispersée. Nous contacter aujourd'hui pour commencer.

Foire aux Questions

Qu’est-ce qu’un logiciel d’opérations sur le terrain ?

Le logiciel d'opérations sur le terrain est une technologie utilisée par les travailleurs mobiles pour gérer les tâches, les flux de travail et la collecte de données lorsqu'ils sont sur le terrain.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel d’opérations sur le terrain ?

Les principales fonctionnalités des logiciels d'opérations sur le terrain comprennent la planification et la répartition des tâches, le suivi des actifs et des stocks, la collecte de données, la gestion des projets et des bons de travail et l'intégration avec les systèmes de back-office.

Quelles industries utilisent des logiciels d’opérations sur le terrain ?

Les secteurs qui utilisent couramment des logiciels d'opérations sur le terrain comprennent la construction, les services publics, les télécommunications, l'agriculture, le pétrole et le gaz, les mines, les services sur le terrain, la logistique et les transports.